Internal-Knowledge-Bot fürs eigene Team

Internes Wissen liegt überall — Notion, Confluence, Drive, Slack-Pins, Köpfe. Wenn jemand Neues anfängt, kostet das Senior-Kolleg:innen Stunden pro Woche, weil immer dieselben Fragen kommen: ›Wie beantrage ich Urlaub?‹, ›Welcher Tech-Stack läuft in Projekt X?‹, ›Wer ist für Y zuständig?‹

Ein privat geschalteter Internal-Knowledge-Bot bündelt das. Er liest eure existierende Doku ein, beantwortet aus den Quellen mit Verweis und greift bei Lücken sauber an Menschen weiter — egal ob 8 Uhr oder 23 Uhr.

TL;DR — Setup in fünf Schritten

1. Bot anlegen, im Tab ›Zugang‹ auf privat schalten.
2. Notion / Confluence / Drive-Ordner als Quellen importieren.
3. System-Prompt mit klaren Eskalations-Regeln schreiben.
4. Team per E-Mail + Passwort einladen, Onboarding-Disclaimer ein Klick.
5. Slack-Channel ›#ask-bot‹ einrichten als zentrale Anlaufstelle.

Empfohlene Wissensbasis

Datei / Quelle	Inhalt
Onboarding_Wiki.md	erste Tage, Tool-Stack, Logins, Buddy-System
HR_Prozesse.md	Urlaub, Krankmeldung, Reisekosten, Equipment
Tools_und_Logins.md	welche Tools nutzen wir, wie kriege ich Zugriff
Wer_macht_was.md	Verantwortlichkeiten, Org-Chart, Zuständigkeiten
Glossar.md	interne Akronyme, Code-Namen, Projekt-Begriffe
Compliance.md	Daten, Verträge, Verschwiegenheit, Sicherheit
FAQ_Daily.md	Antworten, die jemand zum dritten Mal fragt

Beispiel-System-Prompt

Du bist der interne Wissens-Bot für [Unternehmensname].
Du beantwortest Fragen aus unserer eigenen Doku — nicht aus dem Internet.

Antworte kurz, konkret und mit Verweis auf die Quelle (›siehe Notion-Page X‹).
Bei HR-Themen, die persönliche Daten oder Vertragsfragen betreffen,
verweise an die HR-Mailadresse statt zu raten.

Bei technischen Fragen, die in der Doku fehlen, sage explizit:
›Ich finde dazu keinen Eintrag — frag bitte im Slack-Channel #engineering‹.
Erfinde keine Antworten, die du nicht belegen kannst.

Eskalation richtig regeln

Ein guter Internal-Bot weiß, wann er nicht antworten soll:

• Personalakten und Gehaltsthemen → immer an HR-Postfach.
• Vertragsfragen mit Kunden / Lieferanten → an Legal / GF.
• Akute IT-Probleme (Login geht nicht, Server down) → an IT-Helpdesk.
• Strategie-Entscheidungen, die noch nicht öffentlich sind → an Leadership.

Diese Regeln gehören in den System-Prompt UND in eine eigene Eskalation.md-Datei der Wissensbasis. So bleibt der Bot konsistent, auch wenn der Prompt mal aktualisiert wird.

Typische Anfragen aus dem Team

• "Wie beantrage ich drei Tage Urlaub im Juli und wer muss freigeben?"
• "Welcher Tech-Stack ist in Projekt Atlas im Einsatz und wer ist Tech-Lead?"
• "Wo lade ich meine Reisekostenbelege hoch und bis wann?"
• "Welche Onboarding-Checkliste gilt für neue Engineers?"
• "Wer ist für Customer-Success im DACH-Bereich zuständig?"
• "Was bedeutet das Akronym ›PAR‹ in unseren Q3-Reports?"
• "Wie setze ich mein Team-Passwort fürs Code-Repo zurück?"

Mehr-Bot-Setup für größere Teams

Bei mehr als 30 Mitarbeitenden lohnt sich oft eine Aufteilung:

Bot	Wissensbasis	Mitglieder
HR-Bot	HR-Prozesse, Verträge-Templates, Compliance	alle
Engineering-Bot	Tech-Stack, Architektur, Runbooks, ADRs	nur Engineers
Sales-Bot	Battlecards, Pricing, Objections, ICPs	nur Sales
Leadership-Bot	Strategie, OKRs, Board-Notes, Finanzen	nur Leitung

Pro-Plan erlaubt mehrere Bots; Business-Plan bei sehr vielen Bots oder SSO-Bedarf.

Plan-Empfehlung

Starter ab 29 Euro pro Monat reicht für sehr kleine Teams (5–10 Personen, ein Bot). Pro ab 69 Euro pro Monat ist für 80 % der Teams die richtige Wahl: mehrere Bots, Custom-Domain, 100.000 Antworten. Business ab 149 Euro für größere Organisationen mit SSO, Audit-Logs und White-Label.

Warum gerade privat?

• Senior-Zeit zurückgewinnen. Routine-Fragen beantwortet der Bot. Senior-Engineers reviewen, statt zum vierten Mal zu erklären, wie der Deploy-Prozess läuft.
• Onboarding wird messbar schneller. Neue Mitarbeitende kommen in Tagen produktiv hoch, statt Wochen auf Buddy-Antworten zu warten.
• Wissen geht nicht verloren. Wenn jemand kündigt, bleibt das Wissen aus seinem Notion-Workspace im Bot. Kein ›Das wusste nur Marko‹ mehr.
• DSGVO-konform. EU-Hosting, AVV, kein Training öffentlicher Modelle. Externe sehen den Bot nicht.

Wo du als Nächstes weiterliest

• Wissensbasis richtig aufteilen
• Wissensbasis-Qualität verbessern
• System-Prompt schreiben